+++ Leider waren Präsenzveranstaltungen coronabedingt nicht von langer Dauer: Im Jahr 2021 hat deswegen nur das im Interview angesprochene November-Onboarding vor Ort stattgefunden +++
Wie läuft ein Onboarding bei uns ab?
Hamrol: Da müssen wir unterscheiden in die Zeit vor und mit Corona. In Präsenz läuft es so ab: Wir holen die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um 9 Uhr von unserem Empfang ab und gehen mit ihnen in unser Tagungszentrum. Dort findet jeder einen geschmückten Tisch mit Namensschild. Dann heißen wir sie herzlich willkommen, machen eine kurze Einführung mit den wichtigsten Informationen, die man am ersten Arbeitstag in einem neuen Unternehmen wissen sollte. Wichtig sind gerade am Anfang die Ansprechpartner, vor allem im Bereich Human Resources, an die sich neue Mitarbeiter wenden können, ebenso wie der Fokus auf die Mitarbeiterportale für Gehaltsabrechnungen und Zeitbuchungen. Wir zeigen auch Teile unseres Corporate Designs, sodass jeder weiß, wie wir nach außen auftreten, und wir sprechen über unser Leitbild, unsere Werte, wie wir miteinander umgehen. Das gehört einfach dazu.
Steinig: Wir erzählen auch von unseren Bienen auf dem Dach, den vielen Benefits, Fahrradaktionen, unseren Apps und erklären den neuen Mitarbeitern in unserem Social Intranet die wichtigsten ersten Schritte. Insgesamt geht das Onboarding ca. eine Stunde. Im Anschluss werden die neuen Mitarbeiter von ihren Führungskräften abgeholt und in die Abteilung gebracht. Vor Corona haben wir alle Neuen durch das Unternehmen geführt, ihnen die wichtigsten Punkte gezeigt und sie in die Abteilungen gebracht.
Mandy Steinig (links) ist seit Juli 2015 bei der WERTGARANTIE Group, Mareile Hamrol (rechts) seit August 2017
Wie war das Onboarding in Zeiten von Corona?
Hamrol: Natürlich ganz anders. Vorher waren wir das erste Gesicht für die neuen Kollegen, jetzt haben wir sie erst gegen 13 Uhr digital gesehen, weil sie zunächst ihren Arbeitsplatz einrichten mussten. Die Führungskräfte haben sie direkt abgeholt und sich auch um die Tüten und Blumen gekümmert.
Steinig: Seit März 2020 haben wir bedingt durch Corona nur zwei Veranstaltungen vor Ort gemacht, alle weiteren digital. Anfangs war es schwierig, das alles technisch zu organisieren mit den neuen Kollegen. Wir konnten zwar digital alles präsentieren und vortragen, haben aber die Menschen nicht gesehen. Mit Microsoft Teams ist es leichter geworden. Im November hatten wir dann endlich wieder eine Präsenz-Veranstaltung.
Wie viele Neue sind im Durchschnitt mit dabei?
Hamrol: So fünf bis zehn. Wir hatten aber auch schon mal 14 neue Mitarbeiter auf einmal. Und einmal haben wir mit einem allein dort gesessen. Das war auch nett. (lacht)
Wie habt ihr Euer Onboarding bei der WERTGARANTIE Group erlebt?
Steinig: Wir hatten auch einen Empfang durch HR (Human Resources, Anm.), dann sind wir in die Abteilungen gebracht worden. Es ist ähnlich wie heute, mit dem Unterschied, dass wir – in meinen Augen – besseres Infomaterial haben. Es ist nicht mehr nur Theorie, sondern auch viel Interaktion mit praktischen Inhalten, die wir mit den neuen Kolleginnen und Kollegen durchgehen.
Hamrol: Als angehende Auszubildende hatte ich ein eigenständiges Onboarding mit einer Ausbildungsfahrt zu Beginn. Das ist mit einem Mitarbeiter-Onboarding nicht zu vergleichen. Vor Ausbildungsbeginn gab es einen „Herzlich willkommen“-Tag mit allen Azubis. Wenn man dann direkt gemeinsam wegfährt, hat man natürlich noch mal einen ganz anderen Einstieg und ein tolles Zusammengehörigkeitsgefühl.
Lesen Sie hier: „Wie ist die Ausbildung bei der WERTGARANTIE Group?“
Steinig: Mir sind die Blümchen besonders im Gedächtnis geblieben. Ich hatte nicht nur einen geschmückten Tisch, was bei uns üblich ist, sondern bei mir war sogar das halbe Büro geschmückt.
Was ist Euch besonders wichtig beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen?
Hamrol: Dass sie sich wohl und gut aufgehoben fühlen. Dass sie voller Überzeugung sagen können: Hier bin ich richtig, das ist die richtige Wahl. Und dass sie wissen, dass sie jederzeit mit allen Fragen zu uns kommen können und wir immer ein offenes Ohr für sie haben. Das ist mir persönlich wichtig.
Steinig: Definitiv, der persönliche Kontakt ist wichtig. Wenn man sich gegenübersitzt, hat man eine ganz andere Bindung zueinander, allein durch einen kurzen Schnack vom Empfang zum Konferenzzentrum. Ich glaube, dass ich für uns beide sagen kann: Wir gehören zu denjenigen, die wirklich alle im Unternehmen kennen. Mareile und ich können durchs Haus gehen und fast jeden mit Namen ansprechen. Viele sind dann völlig überrascht.
Was ist für Euch ein gelungenes Onboarding?
Steinig: Wenn wir ein Dankeschön der neuen Kollegen bekommen. Durch die Art und Weise, wie wir auf Menschen zugehen, merken wir auch, dass die neuen Kollegen gern zu uns in den Personal Service kommen, wenn sie ein Anliegen haben. Wir sind oft die erste Anlaufstelle, und die Zeit nehmen wir uns gerne.
Hamrol: Ein gelungenes Onboarding ist es auch dann, wenn ich sehe, dass neue Mitarbeiter die Signatur korrekt eingestellt oder ihr Profil im Social Intranet ausgefüllt haben, die neuen Kollegen also die angesprochenen Themen direkt umgesetzt haben. An einem ersten Arbeitstag sind es schließlich unheimlich viele Informationen, die auf neue Mitarbeiter einströmen.
Gehört bei jedem Onboarding dazu: ein geschmückter Tisch mit Blumen
Über welche Rückmeldungen freut Ihr Euch am meisten?
Hamrol: Die Blumen machen viel aus. Da bekommen wir häufig die Rückmeldung, dass das nicht üblich sei und viele das in der Form noch nicht erlebt hätten. Viele neue Kollegen denken auch, sie dürften die Blumen nicht mitnehmen und sind dann überrascht, wenn wir sagen: „Die sind für Sie.“ Auch wenn es in Anführungszeichen nur Blumen sind – die kleinen Gesten zählen. Sie freuen sich natürlich auch über die Tasche mit den Give-aways.
Steinig: Wir bekommen auch Rückmeldungen zur Vertragsmappe, die wir vorab zusenden. Hinterher fragen wir natürlich auch immer ab, was gut war und was wir noch verbessern können, denn wir haben das Onboarding in meiner Zeit, die ich hier arbeite, immer weiterentwickelt.
Wie hat sich das Onboarding in den vergangenen Jahren entwickelt?
Steinig: Es ist digitaler geworden. Wir hatten mal einen analogen Ordner mit gedruckten Unterlagen. Inzwischen haben wir eine digitale Informationsmappe, mit den wichtigsten Themen zum Einstieg auf einem Blick und Verlinkungen zu weiterführenden Informationen. Das ist für uns einfacher zu aktualisieren und wir sparen eine Menge Papier.
Hamrol: Wer schnell eine Info benötigt, findet sie in der digitalen Informationsmappe, ohne lange suchen zu müssen. Für uns ist das auch eine Entlastung im Arbeitsalltag. Wenn Rückfragen kommen, können wir direkt unterstützen und zusätzlich auf die Informationsmappe verweisen.
Steinig: Die digitale Informationsmappe ist nicht nur für neue Kollegen interessant. Wir haben sie zuletzt mit allen Kollegen über unser Social Intranet geteilt. Da kam gerade von langjährigen Mitarbeitern die Rückmeldung, wie schön es ist, alles auf einen Blick zu sehen. Wenn ich mir unsere vielen Benefits angucke, dann muss man einfach immer wieder sagen: Das ist einfach toll und nicht selbstverständlich.
Das sagen unsere Kolleginnen und Kollegen:
Petra Witte (links), Stefanie Gabbert (oben) und Onno Siebrecht (unten)
Onno Siebrecht:
"Für mich war das Onboarding sehr angenehm! Es war toll organisiert, ohne Zeitdruck und nicht zwischen Tür und Angel. Die beiden Damen haben die Inhalte sehr sympathisch rübergebracht. Der Fokus lag darauf, wie ich mich am besten einleben und in den ersten Tagen zurechtfinden kann. So fühlt man sich von Beginn an wohl."
Stefanie Gabbert:
"Für mich war das Onboarding coronabedingt digital, das heißt, "Netzwerken" mit den anderen neuen Kollegen war leider nicht möglich, aus den Umständen wurde aber das beste gemacht. Am ersten Tag prasseln ja viele Eindrücke auf einen ein. Wir haben das wesentliche vermittelt bekommen, sodass ich sofort wusste, wo ich was finde und wer meine Ansprechpartner sind."
Petra Witte:
"Für mich war das Onboarding aufregend! Ich war 12 Jahre raus aus dem Job und habe mich sehr gefreut, dass ich hier die Chance bekommen habe, wieder zu arbeiten. Vom ersten Moment an habe ich mich willkommen gefühlt, das fing schon in den Gesprächen mit meiner Recruiterin an und ging mit dem Empfang weiter. Es ist alles sehr familiär und wertschätzend."
